ご不在のお勧め文例２０選とNG例
目次
「ご不在」
来客に対する配慮を示す言葉と言えます。
自分の会社に来ていただいた取引先が不在の場合、
「ご不在の中、弊社にお越しいただきましてありがとうございます。」
では、この「ご不在」は
どういった意味で、
どのように使う言葉なのでしょうか。
「ご不在」とは
「不在であること」を意味し、
来訪者に対する
理解と配慮を表す言葉です。
ビジネスマンというより
社会人として是非とも
押さえておきたいフレーズです。
先日ある会議に参加したのですが、
あいにくのタイミングで不在の方が多く、
オープニングの挨拶で
「本日はご不在の方もいらっしゃいますが…」
で議論がスタートしていきました。
今日はこの
「ご不在」の意味と使い方、
例文や類義語を記事にしました。
「ご不在」の意味
人がその場にいない状態を指し、
訪問者や連絡をした人が、
相手に会えないことを示します。
「ご不在」の「不在」には、
「その場にいない」という意味があります。
「不在」というのは、
物理的にその場所にいないことを示しており、
相手に会えない状況を表しています。
訪問した際に相手に会えなかったことに対し、
相手の事情を理解し、
その状況を尊重する気持ちを表現した言葉が「ご不在」です。
「ご不在」の使い方
「ご不在」という表現は、
主に相手がその場にいないことを示す際に使われます。
先述しましたが、
「不在」という言葉は、
その人がその場にいない状態を指します。
「お忙しい中、または他の理由でお越しいただけなかった」という
相手への理解を示す表現となっています。
「ご不在」にはお詫びを加える
「ご不在」を使う場合、
「お越しいただけず残念です」
など、
お詫びの言葉と一緒に使われます。
ビジネスシーン
ビジネスシーンにおいて
「ご不在」という表現は、
メールや手紙、挨拶と様々な場面で
使われています。
相手が会議や打ち合わせに参加できなかった場合の
挨拶であったり、
後日そのことへのお詫びや手紙、
メールという形で「ご不在」というフレーズを使います。
ビジネスシーンにおける
「ご不在」を使った
例文を紹介しておきます。
・「本日はご不在の中、貴重なお時間をいただき大変恐縮です。」
・「先日はご不在の中、○○の件でお話しできず、誠に申し訳ありませんでした。」
・「先日はご不在の中、貴重なお時間をいただきまして、心より感謝申し上げます。」
手紙
「ご不在」というフレーズは
挨拶やスピーチなど口語で
使う場合が多い表現ですが、
メールや手紙といった
文章としても使用されます。
手紙における「ご不在」を
使った例文を紹介しておきます。
・「先日は、ご不在の中、お運びいただけず残念でした。」
・「このたびはご不在の中、弊社までお越しいただけず誠にありがとうございました。」
ご来社
「ご不在」のフレーズと一緒に
使われる言葉に「ご来社」があります。
・「本日は、ご不在の中ご来社いただけず、誠にありがとうございました。」
・「先日は、ご不在の中ご来社いただけず、申し訳ありませんでした。」
メール
メールでの文例をあげておきます。
不在のお詫びのメールです。
件名：ご不在のお詫び
株式会社○○
営業部 中山様
平素より大変お世話になっております。
本日はご多忙にもかかわらず
また、ご不在の中、弊社までお越しいただけず
誠に申し訳ありませんでした。
次回はぜひお会いできることを楽しみにしております。
心よりお詫び申し上げます。
中山様のご提案を社内で慎重に検討し、
月内までにはご回答申し上げます。
まずはご不在のお詫びを申し上げます。
ーーーーーーー
署名
ーーーーーーー
「ご不在」への
返事は理解を示す
メールなどで「ご不在…」
と送られてきた場合、相手の状況に対する理解を
返事として述べましょう。
例えば、
「先日は貴重なお時間をいただけず、誠にありがとうございました。」
などがあります。
「ご不在」のNG例
本日はご不在の中お気遣いをいただき誠にありがとうございます。
ご不在の中お引き立てにあずかりまして光栄です。
ご不在の中おかげさまです。
ご不在の中つかぬことをお伺いしますが…
今日はご不在の中お伺いいたしました。
先日はご不在の中貴社を訪問させていただき感謝です。
ご不在の中お待たせしました。
このような使い方は誤りです。
「ご不在」は、
相手が不在であることを指し、
その状況に対して感謝の意を示す言葉です。
しかし、「不在」という言葉は、
相手の存在を否定するように受け取られることもあり、
不快に思う方もいるかもしれません。
相手に不快な思いをさせないよう、
言葉を選ぶことが重要であり、
誤解を避けるための配慮が必要ですので注意してください。
「ご不在」のお勧め文例２０選
「ご不在」
お勧め文例を紹介します。
１、「ご不在のところお電話させていただきましたが、後ほどおかけ直しいただけますと幸いです。」
２、「ご不在の際にお手紙をお送りいたしましたので、ご確認いただければと思います。」
３、「ご不在のためお会いできず残念ですが、次回の機会を楽しみにしております。」
４、「ご不在の間に何かお困りのことがございましたら、いつでもご連絡ください。」
５、「遠方よりご不在の中、わざわざお越しいただき誠にありがとうございます。」
６、「本日はご不在のためお会いできませんでしたが、次回お話しできることを楽しみにしています。」
７、「ご不在の際にお伺いした件について、改めてご連絡させていただきます。」
８、「先日はご不在の中、私たちのためにお時間をいただきありがとうございました。」
９、「この度はご不在の中、弊社までお越しいただき恐縮です。心より感謝申し上げます。」
１０、「本日はお忙しいところ、またご不在の中お出かけいただき、誠にありがとうございました。」
１１、「ご不在のところお手数をおかけして申し訳ありません。お待ち申し上げておりました。」
１２、「皆様にはお手間を取らせて失礼しました。本日はご不在の中、弊社までお越しいただきありがとうございます。」
１３、「本日はご不在の中お越しいただきありがとうございました。お気を付けてお帰り下さい。」
１４、「先日はご不在の中、弊社までご足労いただき、誠にありがとうございました。」
１５、「ご不在の中、こちらまでお出かけいただきお手数おかけしました。しかしお話しできて良かったと感じています。」
１６、「先日はご不在の中、取引先の皆様にはご足労をいただき、心より感謝申し上げます。」
１７、「ご不在の中、弊社まで足を運んでいただき感謝の念に堪えません。」
１８、「本日はご不在の中お越しいただき恐縮です。次回は弊社より貴社にお伺いいたします。」
１９、「本日は、ご不在の中、父○○○○の葬儀・告別式にご参列いただきまして誠にありがとうございました。お陰様で滞りなく式を終えることができました。」
２０、「本日はご不在の中、私達のために式にお越しいただきまして誠にありがとうございます。」
「ご不在」の類語表現
「ご不在」の
類語表現をあげておきます。
ご欠席
「ご不在」の類語表現には
「ご欠席」があります。
「ご欠席」とは、
出席することができない相手に対して
使う言葉で、
主にビジネスシーンやフォーマルな場面で用いられます。
特に会議やイベントなどに関連して使われることが多いです。
例えば、
「ご多忙のところご欠席いただき、残念です」
などと使います。
「出席してほしい」ことを願う場合は、「ご欠席のところ、ぜひお越しいただきたいのですが」
という使い方になります。
不在通知
「ご不在」の類語には
「不在通知」も当てはまります。
「不在通知」とは、
相手がその場にいないことを知らせる言葉で、
主に郵便やメッセージなどで使われる表現です。
「ご不在のため、不在通知をお送りいたします」
このような表現になります。
「ご不在」のフレーズを営業マンが正しく使うために
お客様への配慮を示す
「ご不在」の意味と使い方を
お伝えしてきました。
営業マン時代、お客様にお電話をした際に
ご不在であった場合のお詫びの言葉として
「ご不在のところお電話を差し上げて申し訳ありません。」
「お忙しい中、貴重なお時間をいただき感謝申し上げます。」
「次回はぜひお会いできることを楽しみにしております… …」
なんとなく使ってきた方も
少なくないと思いますが、
お客様とのコミュニケーションを円滑にするために、
「ご不在」を自然と使えると、
丁寧で信頼される印象を持たれるでしょう。
是非、「ご不在」を使って
お客様との関係を深めていきましょう。
配慮を言葉にすることで
あなたの印象が大きくアップします。
