不在ですので代わりにのお勧め文例２０選とNG例
目次
「不在ですので代わりに」
来客に対する配慮を示す言葉と言えます。
自分の会社に来ていただいた取引先に対して
「不在ですので代わりに、担当者がご挨拶させていただきます。」
では、この「不在ですので代わりに」は
どういった意味で、
どのように使う言葉なのでしょうか。
「不在ですので代わりに」とは
「その人がいないため、他の者が対応する」という意味で、
来訪者に対する
配慮と誠意を表す言葉です。
ビジネスマンとしてはもちろん、
社会人として是非とも
押さえておきたいフレーズです。
先日ある会議に参加したのですが
担当者が急用で不在でした。
その際、司会者が
「不在ですので代わりに、私が進行させていただきます。」
で会議がスタートしていきました。
今日はこの
「不在ですので代わりに」の意味と使い方、
例文や類義語を記事にしました。
「不在ですので代わりに」の意味
誰かがその場にいない状態で
他の人がその役割を果たすことを指します。
「不在ですので代わりに」の「不在」には
「その人がそこにいない」
との意味があります。
「代わりに」というのは、
その人の代わりに他の誰かが行動する様子を示しています。
本来の担当者がいない中で
他の人がその役割を引き受けてくれることに対し、
感謝と理解を表現した言葉が「不在ですので代わりに」です。
「不在ですので代わりに」の使い方
「不在ですので代わりに」という表現は、
特にビジネスシーンでよく使われます。
このフレーズは、
相手が不在であることを伝えつつ、
その代わりに他の人が対応することを示すものです。
「不在のため、他の担当者が対応させていただきます」という意味合いを持ち、
相手への配慮を表す表現となっています。
「不在ですので代わりに」には具体的な名前を加える
「不在ですので代わりに」を使う場合、
「○○が対応いたします」といった具体的な名前を
一緒に使うことが一般的です。
ビジネスシーン
ビジネスシーンにおいて
「不在ですので代わりに」という表現は、
メールや電話、挨拶など様々な場面で
使われています。
相手が不在の際に、
他の担当者が対応することを伝える際に
このフレーズを用います。
ビジネスシーンにおける
「不在ですので代わりに」を使った
例文を紹介しておきます。
・「○○は不在ですので代わりに私がご対応いたします。」
・「先日は○○が不在でしたので、代わりに私がご挨拶させていただきました。」
・「○○が不在ですので、代わりに△△がご連絡いたします。」
手紙
「不在ですので代わりに」というフレーズは、
挨拶やスピーチなど口語で
使う場合が多い表現ですが、
メールや手紙といった
文章としても使用されます。
手紙における「不在ですので代わりに」を
使った例文を紹介しておきます。
・「○○は不在ですので代わりに私がご連絡させていただきます。」
・「このたびは○○が不在でしたので、代わりに私がご挨拶申し上げます。」
電話
「不在ですので代わりに」のフレーズと一緒に
使われる言葉に「ご連絡」があります。
・「○○は不在ですので代わりに私がご連絡いたします。」
・「先ほどは○○が不在でしたので、代わりに私がお電話させていただきました。」
メール
メールでの文例をあげておきます。
不在のお知らせのメールです。
件名：不在のお知らせ
株式会社○○
営業部 中山様
平素より大変お世話になっております。
○○は本日不在ですので、
代わりに私がご対応させていただきます。
何かご不明点がございましたら、
お気軽にお知らせください。
まずは不在のお知らせを申し上げます。
ーーーーーーー
署名
ーーーーーーー
「不在ですので代わりに」への
返事は感謝を述べる
メールなどで「不在ですので代わりに…」
と送られてきた場合、
その配慮に対する感謝を
返事として述べましょう。
例えば、
「ご対応いただき、誠にありがとうございます。」
などがあります。
「不在ですので代わりに」のNG例
本日は不在ですので代わりにお越しいただき誠にありがとうございます。
不在ですので代わりにお引き立てにあずかりまして光栄です。
不在ですので代わりにおかげさまです。
今日は不在ですので代わりにお伺いしますが…
先日は不在ですので代わりに貴社を訪問させていただき感謝です。
不在ですので代わりにお待たせしました。
このような使い方は誤りです。
「不在ですので代わりに」は、
相手に対して自分の不在を理由に
何かをお願いする際に使われる言葉です。
しかし、「不在」が「存在しない」
という意味を強調しすぎると、
相手に対して失礼に感じられることもあります。
相手に不快な思いをさせないよう、
言葉を選ぶことが重要ですので、
注意して使うようにしましょう。
「不在ですので代わりに」のお勧め文例２０選
「不在ですので代わりに」
お勧め文例を紹介します。
１、「不在ですので代わりに担当の者がご対応させていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。」
２、「不在ですので代わりにこちらのスタッフがご案内いたします。お手続きに関してはお任せください。」
３、「不在ですので代わりにお待ちいただいている間、他のスタッフがサポートいたしますのでご安心ください。」
４、「不在ですので代わりにお越しいただいた方にお手数をおかけしますが、こちらでお手続きを進めさせていただきます。」
５、「遠方より不在ですので代わりにお越しいただき、誠にありがとうございます。お待ちしております。」
６、「本日は不在ですので代わりに他の者がご対応いたしますが、何卒ご容赦ください。」
７、「本日は不在ですので代わりにお越しいただき、心より感謝申し上げます。」
８、「先日は不在ですので代わりにお手数をおかけしましたが、ありがとうございました。」
９、「この度は不在ですので代わりにお越しいただき恐縮です。お待ち申し上げておりました。」
１０、「本日はお忙しいところ、また不在ですので代わりにお越しいただき、誠にありがとうございました。」
１１、「不在ですので代わりにお待たせしてしまい申し訳ありません。お手続きはスムーズに進めますのでご安心ください。」
１２、「皆様にはお手間を取らせて失礼しました。本日は不在ですので代わりにお越しいただきありがとうございます。」
１３、「本日は不在ですので代わりにお越しいただき、誠にありがとうございました。お気を付けてお帰りください。」
１４、「先日は不在ですので代わりにお越しいただき、心より感謝申し上げます。」
１５、「不在ですので代わりにこちらまでお出かけいただきお手数おかけしましたが、無事にお話しできて良かったです。」
１６、「先日は不在ですので代わりにお越しいただき、誠にありがとうございました。感謝の気持ちでいっぱいです。」
１７、「不在ですので代わりにお越しいただき、感謝の念に堪えません。お待ち申し上げておりました。」
１８、「本日は不在ですので代わりにお越しいただき恐縮です。次回は私が直接お伺いいたします。」
１９、「本日は、不在ですので代わりにお越しいただき、誠にありがとうございました。お陰様でスムーズに進行できました。」
２０、「本日は不在ですので代わりにお越しいただき、心より感謝申し上げます。次回もよろしくお願いいたします。」
「不在ですので代わりに」の類語表現
「不在ですので代わりに」の
類語表現をあげておきます。
代理で
「不在ですので代わりに」の類語表現には
「代理で」があります。
「代理で」とは、
本来の担当者が不在の際に、
他の人がその役割を果たすことを示す言葉で、
主にビジネスシーンで用いられます。
特に、会議や打ち合わせなどで使われることが多いです。
例えば、
「本日は不在のため、代理で出席させていただきます」
などと使います。
「不在の方の意見をお伝えしたい場合は、『代理でお伝えいたします』
という使い方になります。
代行して
「不在ですので代わりに」の類語には
「代行して」も当てはまります。
「代行して」と同じく、
他の人がその業務を引き受けることを示す言葉です。
「本日は不在のため、代行してお話しさせていただきます」
このような表現になります。
「不在ですので代わりに」のフレーズをビジネスマンが正しく使うために
適切な代替手段を示す
「不在ですので代わりに」の意味と使い方を
お伝えしてきました。
ビジネスマン時代、クライアントとのやり取りで
自分が不在の際に
「不在ですので代わりに」の一言を
添えることが多かったです。
「この度はご連絡いただきありがとうございます。私が不在ですので代わりに、〇〇が対応させていただきます。」
「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます… …」
なんとなく使ってきた方も
少なくないと思いますが、
不在の際の連絡や、クライアントへのフォローアップを行う際に、
「不在ですので代わりに」を自然と使えると、
信頼性が高く、丁寧な印象を持たれるでしょう。
是非、「不在ですので代わりに」を使って
お客様に対する配慮を示し、
円滑なコミュニケーションを図っていきましょう。
適切な言葉を選ぶことで
あなたのビジネス関係がより良いものになります。
