不在のため代わりに返信いたしますのお勧め文例２０選とNG例
目次
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「不在のため代わりに返信いたします」
ビジネスシーンでの丁寧な対応を示す言葉と言えます。
相手が不在の際に、代わりに連絡をすることで
「不在のため代わりに返信いたします」とお伝えすることが重要です。
では、この「不在のため代わりに返信いたします」は
どういった意味で、
どのように使う言葉なのでしょうか。
「不在のため代わりに返信いたします」とは
「相手がいないため、私が代わりにお返事をします」という意味で、
相手への配慮と責任感を表す言葉です。
ビジネスマンとして、また社会人として
是非とも押さえておきたいフレーズです。
先日、ある取引先からの問い合わせがありましたが
担当者が不在でした。
その際に、メールで
「不在のため代わりに返信いたします…」
と記載してお返事をしました。
今日はこの
「不在のため代わりに返信いたします」の意味と使い方、
例文や類義語を記事にしました。
「不在のため代わりに返信いたします」の意味
相手が不在であるため、
その代わりに誰かが返信を行うことを示しています。
「不在のため」の「不在」には
「その場にいない」という意味があります。
「代わりに返信する」というのは、
本来の担当者がいない状況で、
他の人がその役割を果たすことを示しています。
相手が直接対応できない中、
しっかりとコミュニケーションを取るために、
相手の不在を考慮しつつ、
誠意を持って対応する姿勢を表現した言葉が「不在のため代わりに返信いたします」です。
「不在のため代わりに返信いたします」の使い方
「不在のため代わりに返信いたします」という表現は、
ビジネスシーンや日常のコミュニケーションでよく使われます。
このフレーズは、
本来の担当者が不在であるため、
他の人がその役割を代わりに果たすことを示しています。
「不在のため」という部分は、
相手に対して状況を説明し、
理解を求める意図が込められています。
「不在のため代わりに返信いたします」には丁寧さを加える
「不在のため代わりに返信いたします」を使う場合、
「ご迷惑をおかけしますが」
など、
相手への配慮の言葉と一緒に使われることが多いです。
ビジネスシーン
ビジネスシーンにおいて、
「不在のため代わりに返信いたします」という表現は、
メールや手紙、電話など様々な場面で
使われています。
担当者が不在の際に、
他のスタッフがその業務を引き継ぐ場合の
連絡として用いられます。
ビジネスシーンにおける
「不在のため代わりに返信いたします」を使った
例文を紹介しておきます。
・「○○は不在のため代わりに返信いたします。」
・「先日はご連絡いただきましたが、○○は不在のため、私が代わりにお返事いたします。」
・「○○が不在のため、私が代わりにご案内申し上げます。」
手紙
「不在のため代わりに返信いたします」というフレーズは、
挨拶やスピーチなど口語で使う場合が多い表現ですが、
メールや手紙といった文章としても使用されます。
手紙における「不在のため代わりに返信いたします」を
使った例文を紹介しておきます。
・「このたびはご連絡いただきましたが、○○は不在のため、私が代わりにお返事いたします。」
・「先日はお世話になりました。○○は不在のため、私が代わりにお礼申し上げます。」
メール
メールでの文例をあげておきます。
担当者不在のお知らせです。
件名：不在のお知らせ
株式会社○○
営業部 田中様
平素より大変お世話になっております。
○○は現在不在のため、
私が代わりにご連絡させていただきます。
ご迷惑をおかけしますが、
何かご不明な点がございましたら、
お気軽にお知らせください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーー
署名
ーーーーーーー
「不在のため代わりに返信いたします」への
返事は感謝を述べる
メールなどで「不在のため代わりに返信いたします」と送られてきた場合、
その配慮に対する感謝を
返事として述べましょう。
例えば、
「ご丁寧にご連絡いただき、誠にありがとうございます。」
などがあります。
「不在のため代わりに返信いたします」のNG例
本日は不在のため代わりに返信いたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
不在のため代わりに返信いたしますが、貴重なお時間をいただき感謝申し上げます。
不在のため代わりに返信いたしますが、こちらの件についてお知らせいたします。
不在のため代わりに返信いたしますが、少々お待ちいただけますでしょうか。
今日は不在のため代わりに返信いたしますが、何かご不明点があればお知らせください。
先日は不在のため代わりに返信いたしますが、貴社のご理解に感謝いたします。
不在のため代わりに返信いたしますが、遅れましたことお詫び申し上げます。
このような使い方は誤りです。
「不在のため代わりに返信いたします」は、
相手に対して自分の不在を理由に
返信を行うことを伝える言葉です。
しかし、「不在」が「無関心」
という意味を連想させるためか
誤解を招くこともあります。
相手に不快な思いをさせないよう、
言葉を工夫した方が誤解を避けられる
ケースもあるので注意してください。
「不在のため代わりに返信いたします」のお勧め文例２０選
「不在のため代わりに返信いたします」
お勧め文例を紹介します。
１、「不在のため代わりに返信いたしますが、何かご不明な点がございましたらお知らせください。」
２、「不在のため代わりに返信いたしますが、迅速に対応させていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。」
３、「不在のため代わりに返信いたしますが、次回のご連絡をお待ちしております。」
４、「不在のため代わりに返信いたしますが、必要な情報はお伝えいたしますのでご安心ください。」
５、「お忙しいところ、不在のため代わりに返信いたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。」
６、「本日は私が不在のため代わりに返信いたしますが、後ほど詳細をお伝えいたします。」
７、「不在のため代わりに返信いたしますが、貴重なご意見をお待ちしております。」
８、「先日はご連絡いただき、不在のため代わりに返信いたしますが、感謝申し上げます。」
９、「この度は不在のため代わりに返信いたしますが、心よりお詫び申し上げます。」
１０、「本日はお忙しいところ、不在のため代わりに返信いたしますが、誠にありがとうございます。」
１１、「不在のため代わりに返信いたしますが、次回は直接お話しできることを楽しみにしております。」
１２、「皆様にはご迷惑をおかけし、不在のため代わりに返信いたしますが、何卒ご容赦ください。」
１３、「本日は不在のため代わりに返信いたしますが、どうぞお気軽にご連絡ください。」
１４、「先日は不在のため代わりに返信いたしますが、貴重なお時間をいただきありがとうございました。」
１５、「不在のため代わりに返信いたしますが、今後ともよろしくお願い申し上げます。」
１６、「先日は不在のため代わりに返信いたしますが、心より感謝申し上げます。」
１７、「不在のため代わりに返信いたしますが、次回はお会いできることを楽しみにしています。」
１８、「本日は不在のため代わりに返信いたしますが、何かございましたらお知らせください。」
１９、「本日は、不在のため代わりに返信いたしますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。」
２０、「本日は不在のため代わりに返信いたしますが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
「不在のため代わりに返信いたします」の類語表現
「不在のため代わりに返信いたします」の
類語表現をあげておきます。
代理でお返事いたします
「不在のため代わりに返信いたします」の類語表現には
「代理でお返事いたします」があります。
「代理でお返事いたします」とは、
本来の担当者が不在であるため、
他の者が代わりに返答することを示す言葉で、
主にビジネスシーンで用いられます。
相手に対して丁寧な印象を与えます。
例えば、
「担当者が不在のため、代理でお返事いたします」
などと使います。
「直接お話ししたい」場合は、「担当者が戻り次第、代理でお返事いたします」といった使い方になります。
代行してお知らせします
「不在のため代わりに返信いたします」の類語には
「代行してお知らせします」も当てはまります。
「代行してお知らせします」と同じく、
本来の担当者が不在であることを前提にした表現です。
「担当者が不在のため、代行してお知らせします」
このような表現になります。
「不在のため代わりに返信いたします」のフレーズをビジネスマンが正しく使うために
適切なフォローアップの重要性を表す
「不在のため代わりに返信いたします」の意味と使い方を
お伝えしてきました。
ビジネスマン時代、クライアントからの問い合わせに対して
自分が不在の際に
「不在のため代わりに返信いたします」の一言を
添えることが多かったです。
「ご連絡いただきありがとうございます。現在不在のため、代わりにお返事いたします。」
「お待たせして申し訳ありませんが、こちらの件については〇〇が対応いたします。」
「これも皆様のご理解のおかげと厚くお礼申し上げます… …」
なんとなく使ってきた方も
少なくないと思いますが、
不在時の連絡やクライアントへのフォローアップを行う際に、
「不在のため代わりに返信いたします」を自然と使えると、
信頼性が高く、丁寧な印象を持たれるでしょう。
是非、「不在のため代わりに返信いたします」を使って
お世話になった人に
誠意を持って対応していきましょう。
適切な言葉を選ぶことで
あなたのビジネスコミュニケーションが大きく向上します。
