「折り返し」のNG例とお勧め文例20選

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「折り返し」

不在の当事者に電話をかけ直してもらう際
用いられるフレーズです。

折り返しの電話はタンに
折り返しではありません。

折り返しの電話には
ビジネスマンの資質が問われる
と言っても言い過ぎではありません。

ビジネスシーンで
自分が不在のとき取引先等から
電話があったら、

折り返しの電話をするのがマナーです。

折り返しのタイミングや
初めに言うべき言葉などを
ご存知でしょうか。

外出中や他の電話に出ている最中に
電話が入ることはよくあります。

せっかく連絡をもらったのに
不在にしていたので、

相手に失礼のないよう折り返し
電話をかける必要があります。

一例をあげましょう。

ある企業に用件があり電話を入れました。
あいにく当事者は不在。

「○○様に折り返しお電話をいただけますようお伝え願えますか。」

そう伝えて電話を切りました。

今日は、
折り返しの電話のマナー等を
記事にしてみました。

折り返し電話のかけ方のマナー

自分がお客の立場であったり、
友人からの電話などであった場合は、

電話を取り逃したとしても、
気軽に折り返し電話を
することが出来ます。

ですが、ビジネスシーンなど、
かしこまった場面の電話である場合は
折り返し電話のかけ方に注意が必要です。

折り返し電話のかけ方にも
マナーがあるためです。

できるだけ早く折り返し電話をかける

電話に出れなかったときは、
なるべく早く折り返しの
電話をかけましょう。

当日中が理想です。
どうしてもの場合も
翌日中には折り返したいところです。

メモ・スケジュール帳を用意

折り返し電話をかける前は
いつでもメモが取れるように
準備しておきましょう。

次の予定を調整する電話かもしれません。
スケジュール帳もあると安心です。

場所

急に電話がかかってきた場合
その場で電話に出ないといけないため、
場所を選ぶことが出来ません。

このような場合は「少し移動します」
と伝えて、落ち着いて話せる場所へ
移動をしましょう。

ですから、折り返し電話をかける際は、
落ち着いて電話が
出来る場所からかけましょう。

折り返し電話にお勧めの時間帯

先に述べた通り、
折り返し電話は
できるだけ早くすべきです。

ただ、電話をかけるということは、
その間別の作業の手を止めてもらう
ことになります。

そのため、折り返し電話は
なるべく早くしなければなりませんが、
忙しい時間帯は避けた方が喜ばれます。

午前中は10時以降

午前中に折り返し電話をかけるのであれば
10時以降にしましょう。

多くの会社は9時頃から
朝礼が始まります。
朝礼直後はバタバタしているものです。

仕事が落ち着き始める
10時以降に電話をしましょう。

休憩時間を避ける

多くの会社が12時~1時間程度、
お昼休憩かと思います。

昼休憩前後の
折り返し電話は避けましょう。

誰もが休憩時間は休みたいですから。

午後は14時~16時半。
この時間帯が無難で理想かと思います。

但し、これは会社や人によって
まちまちだと思いますので、
参考までに留めておいてください。



折り返し電話がこないときの対応

折り返し電話をかけたときに、
今度は相手の方が電話に出られない。
このようなケースもあると思います。

このような場合は
どうすればよいでしょう。
いくつか対応方法があります。

担当者が不在

担当者が不在の場合は
電話対応してくれた人に
伝言をお願いしましょう。

このような場合は、
避けて欲しい時間帯があったら
先に伝えておきます。

担当者が戻ってくる時間帯が
わかるのであれば、

その時間帯に電話を
かけることを伝えましょう。

メール

担当者の携帯に
電話することもあるかと思います。

メールで後に再び折り返しの
電話をかけるなどの
内容を伝えておきましょう。

折り返し電話のNG例

折り返しは私でよければ。
折り返しはあいにく○○は不在でして…
折り返しはごもっともでございますが…
折り返し説明が足りませんで…
まことに不本意ながら折り返しました。
折り返し、なにとぞ、あしからず。
折り返しご無理を承知で。

このような使い方はNGです。

ここでは、
折り返し電話のマナーについて
触れておきます。

いきなり要件を話さない

まずは、
相手に話す時間があるか
確認をしましょう。

そして要件を手短に伝えます。

いきなり本題を話すと電話のため
相手の方が準備ができていない
可能性があります。

折り返し電話での話し方

折り返し電話であっても、
通常の電話と話し方の
マナーは変わりません。

相手の都合を配慮して、
丁寧に対応することが大切です。

まず「お詫びの言葉を添えましょう」

自分は悪気がないにせよ、
相手を待たせてしまったのは事実です。

「先ほどは不在しており、申し訳ありませんでした。」
「せっかくお電話をいただいたのに席を外しており、申し訳ありません。」
「ただいま席に戻りました、お待たせしてしまい、申し訳ありません。」

このようなフレーズが使えます。

また、電話でのやりとりでは、
電話で話した内容を最後に
もう一度確認することも重要です。

電話では相手の表情が見えなかったり、
声の雰囲気がわからなかったりします。

なので、
行き違いがあったりするものです。

ですから、電話を切る前には、
大事なことは内容をまとめて
復唱するような形で

相手に自分の理解の仕方で
間違いがないか確認しましょう。

折り返し電話をする際のお勧め例文20選

折り返し電話をする場合の
例文をあげておきましょう。

自分から電話をし相手が不在の場合

1、
「麻生様に折り返しお電話をいただきたいとお伝え願えますか。」

2、「菅野様がお戻りになられましたら、折り返し○○社の里田まで連絡をいただきたいとお伝えください。」

3、「のちほど(明日)改めて私から連絡させていただきますので、そのようにお伝えいただけますか。」

4、「こちらからまた改めてかけなおします。恐れ入りますが丹羽から電話があったことをお伝え願えますでしょうか。」

5、「お世話になっております。○○会社の佐藤と申します。10日の件でお電話を差し上げました。お手すきの折に折り返しお電話をお願いします。(留守番電話にメッセージを残す場合)

6、「○○会社の泉と申します。お時間のあるときに折り返しのお電話をいただけると幸いです。」(留守番電話にメッセージを残す場合)

自分が折り返す場合

7、「〇〇会社の加藤と申します。先ほどはお電話いただいたのに、出ることが出来ず失礼いたしました。●●の件でございますね。」

8、「さきほど、川口様からお電話をいただいたので、折り返させていただきました。」

9、「さきほどお電話をいただきました。○○会社の井川と申します。折り返しご連絡いたしました。三津谷様はいらっしゃいますでしょうか。」

10、「お電話いただきました、(株)○○の小西と申します。さきほどはお電話を受けられず申し訳ございませんでした。ただいまお時間よろしいですか。」

11、「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○会社の山村と申します。先ほど開発部の菊川様よりお電話をいただきましたが、あいにく出ることが出来ず折り返しのご連絡を差し上げました。恐れ入りますが菊川様がお手すきでしたらおつなぎいただけますでしょうか。」

12、「お忙しいところ失礼します。10時頃お電話いただきました(株)○○の能瀬と申します。先ほどは電話にでることができず、申し訳ありませんでした。」

13、「お忙しいところ恐れ入ります。鈴木と申しますが11時頃お電話をいただいたようで、折り返しご連絡させていただきました。上原様はいらっしゃいますか。」

14、「○○会社の宮崎と申します。13時頃にお電話をいただいたようなのですが、出ることができませんでした。おそらく資材部の担当者様かと思いますが、どなたがお電話くださったでしょうか。」

15、「お忙しいところ恐れ入ります。(株)○○の伊藤と申しますが、戸田様からお電話をいただいたようですので折り返しご連絡させていただきました。戸田様はお手すきでしょうか。」

折り返した相手が不在だった場合

16、「では、こちらから改めてかけ直します。電話のあったことだけをお伝え願えますか?」

17、「それではまたかけ直します。生田様は何時頃お戻りになるでしょうか?」

「15:00頃には戻ると思います。こちらから改めてお電話いたしましょうか。」

「ありがとうございます。では、15:30頃にこちらからお電話させていただきます。」

18、「○○会社の五十嵐と申します。総務課の石田様をお願いしたいのですが。」

「申し訳ありません。石田は外出中でして今日は何時に戻るかわかりません。」

「ありがとうございます。またお電話させていただきます。」


折り返しの電話を依頼するとき

19、「大変恐縮ですが、矢田様がお戻り次第お電話をいただけるようお伝えいただけますか?」

「ありがとうございます。恐れ入りますがお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

折り返しの電話を取り次ぐ場合

20
、「あいにく深田は席を外しております。戻りましたら折り返しお電話するようにいたしましょうか?」

「かしこまりました。それでは念のためお電話番号をお願いいたします。」

メールで伝える場合

かけ直しても出なかった、
あまりに遅い時間になってしまった。

このような場合は明日以降にかける旨を
メールで送りましょう。

21、「さきほどはお電話に出られず大変失礼いたしました。
明日の10:00ごろ、こちらから改めてお電話差し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほど何卒よろしくお願いいたします。」

22、長澤様
先ほどお電話をいただいておりました○○の佐々木です。
折り返しお電話をさせていただきましたが、席を外されていたそうなのでメールにて失礼します。
ご用件は納期の確認でしょうか…
お忙しいところ恐縮ですが、明日以降、お手すきの時間に再度ご連絡いただけますでしょうか。
株式会社○○
営業一課 佐々木

折り返し電話の対応で営業マンの資質が問われる

お伝えしてきたように、
「折り返し」の電話は
ただのリダイヤルではありません。

ビジネスシーンに相応しい
マナーがあります。

折り返し電話には、
営業マンとしての資質が問われます。
手を抜かずに対応してください。

折り返し電話で特に注意したいのが、
相手が電話に出られないときです。

何の対策もせず電話を切ってしまえば、
すれ違いの折り返しが続いてしまいます。

次の電話で必ず話ができるよう、
自分の都合を必ず告げましょう。

電話はいつどこからでも、
かけることが出来ます。

それだけに、
電話をかけるタイミングは
相手に配慮する必要があります。

また、電話では表情が見えません。
声の雰囲気もわかりづらいものです。

ですから、
相手に正確に言葉を伝えるため
丁寧な言葉が必要になります。

電話だからこそ
相手に対する配慮やマナーが
より必要になるのです。

たかだか電話の一本と侮ると
痛い目にあうことがあります。

逆に、一本の折り返し電話で
相手から好意を持たれたり
信頼されることもあります。

気を抜かず手を抜かず
折り返し電話に注力してみてください。



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