「いただいたお電話で」は相手からの電話に便乗する

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あるクライアント様から
お電話をいただきました。

実は、
私も用件があり電話したいと
思っていたところでした。

先方からの問い合わせが済んだところで
いただいたお電話で恐縮ですが…」

と私からの用件を
伝えさせていただきました。

このように、
「いただいたお電話で」は

かかってきた電話のついでに、
自分の用件を話したいとき
使われるフレーズです。

相手からの電話に便乗しても
嫌味になりません。

今回は、「いただいたお電話で」を中心に
電話の受け方・かけ方のマナーを
考えてみたいと思います。

「いただいたお電話で…」

「いただいたお電話で…」は
かかってきた電話の用件をこなし、
相手の用件が済んだところで、

こちらの案件や確認事項などを
切り出す際に用いるフレーズです。

「いただいたお電話で」の後に
「恐縮ですが」「申し訳ありませんが」
などを付け加えるのが一般的です。

電話するのにも
通話料金が発生しています。

かけてもらった電話で
こちらの用件を伝えるのは
相手にとって失礼。

と言う細やかな心遣いが伝わります。

最近は同様に
「いただいたメールですみません」
というフレーズも定着しています。

<例文>
「お問い合わせいただいた〇〇については●●の通りでございます。いただいたお電話で恐縮ですが、ご案内したい新サービスがございます。都合のよろしいときに一度お話だけさせて頂きたいのですが。」

「お電話いただいた用件は以上でございますがよろしいでしょうか。いただいたお電話で申し訳ありませんが、現在ユーザーの方を対象にイベントの案内をさせていただいております。よろしければこのお電話で案内させていただいてもよろしいでしょうか。」

折り返し電話のマナー

次に、
折り返し電話のマナーについて
お伝えしておきます。

折り返し電話とは、
席を外している間に先方から電話を頂き、

それに対してこちらから
かけ直す電話のことを言います。

その際いくつかのポイントがあります。

折り返す時間帯に配慮する

電話をいただいたのですから、
急ぎの内容であることも予想されます。
なるべく早く返すのが基本です。

電話を受けてからある程度時間が
経っている場合は、

不在にしがちなお昼休みや
あわただしい始業直後、終業間際の時間帯
このような時間帯は避けましょう。

一言お詫びしてから本題に入る

折り返し電話では、まず、
電話に出れなかったことを詫びましょう。
その後本題に入ります。

内容を明確に伝える

折り返し電話をするときには、
たいてい電話を受けてくれた人から
伝言が残っているものです。

もし、そこに連絡内容の概要があれば、
相手が必要な情報を手元に準備してから
電話をかけるべきです。

慌てて電話だけしても、
もう一度調べてかけ直すという
二度手間にもなりかねません。

折り返した相手が不在だった場合

折り返し電話をかけた相手が不在の場合、
二つの対応が考えられます。

再度こちらからかけ直す場合と
折り返しの電話をお願いする場合です。

基本、自分からかけ直した方が
失礼になりません。

もし、こちらから再度かけ直すと
伝えたにも関わらず、
先方から電話がかかってきた場合は、

「何度もお電話をいただいて
申し訳ございません」

この一言を添えましょう

良い印象を持ってもらえます。

相手にかけ直してもらうのは原則NG

ビジネスにおいて
電話は用件のある方から
かけるのがマナーです。

但し、急ぎの場合など状況によって
折り返しの電話を
お願いされる場合もあります。

このマナーは自分からかける場合も
当然当てはまるので、
用件があって電話をする場合は、

相手にかけ直してもらうのは
原則NGだと覚えておいて下さい。

折り返し電話をする際の例文

折り返し電話をする際の
例文をあげておきます。

自分が折り返す際の例文

・「○○会社の○○と申します。先ほどはお電話をいただいたのに出ることが出来ず失礼いたしました。●●の件でございますね。」

折り返した相手が不在だった場合の例文

・「では、改めてこちらからかけ直します。電話のあったことだけお伝え願えますか?」
・「それではまたかけ直します。○○様は何時頃お戻りになりますでしょうか?」

折り返しの電話を依頼する際の例文

・「大変恐縮ですが、○○様がお戻りに次第お電話をいただけるようお伝えいただけますか?」

折り返しの電話を取り次ぐ場合の例文

・「あいにく○○は席を外しております。戻りましたら折り返しお電話するようにいたしましょうか?」

ビジネスシーンでの電話のかけ方と受け方

ビジネスシーンでの電話のかけ方と受け方
注意点をまとめておきます。

電話のかけ方

かける前に話すことを
整理しておきましょう。

メモをしてから話すようにすると、
言い忘れ等失敗がなくなります。

メモの基本は5W1Hです。

Who(だれが)

When(いつ)
Where(どこで)
What(何を)
Why(なぜ)
How(どのように)

かける時間帯に注意

先にも述べましたがお昼時や
始業・終業間際はなるべく避けましょう


電話の切り方

かけた方が先に切るのが原則です。
相手が目上の場合は、
相手が切ってから受話器を置きます


フックを指で押し
静かに受話器を置きます。

電話の受け方

受話器をとったら「〇〇でございます。」
とはっきり名乗ります

「もしもし」は使わないように。

相手を待たせることは
出来るだけ避けましょう。

「いただいたお電話で」から始まり
電話のかけ方・受け方の注意点を
お伝えしてきました。

たかだか電話の一本と
侮ってはいけません。

そこにあなたのビジネスマンとしての
資質と姿勢の全てが集約される。

そう言っても言い過ぎではありません。

実際、できるビジネスマンは
電話の応対もそつがありません。

逆の言い方をすれば
電話の応対でどのくらいの
ビジネスマンなのか?

測ることができるということです。

見る人は見ています。

何気なく電話をかけたり受けたり
していたのであれば、
これを機に改めましょう。

電話のかけ方受け方を変えるだけで
すべてが変わっていきます。

なぜなら、ほとんどの場合、
ビジネスは一本の
電話から始まるからです。

細心の注意と心構えをもって
電話のかけ方受け方に臨みましょう。

電話をかける方、かかってくる方に
今のあなたに出来うる最大限の
敬意と尊重と感謝を示しましょう。

そこから、
あなたの輝かしい未来が
始まっていきます。



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